Fundamentos y ciclo contable

La contabilidad es un sistema de información que registra, clasifica y resume en términos monetarios los hechos económicos de una entidad (una empresa, un servicio, una persona), para producir información útil para la toma de decisiones y para el control.

• Registra cada operación (una compra, una venta, un pago) respaldada en un documento.
• Clasifica esas operaciones en cuentas (caja, clientes, proveedores, ventas).
• Resume el conjunto en informes: los estados financieros (balance, estado de resultados).

Sus objetivos son cuatro: dejar constancia ordenada de las operaciones, mostrar la situación financiera y los resultados de la entidad, servir de base para decidir y controlar, y permitir cumplir las obligaciones legales y tributarias (por ejemplo, ante el Servicio de Impuestos Internos).

El patrimonio de una entidad es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones valorables en dinero que tiene en un momento dado. De ahí salen los tres grandes grupos de la contabilidad:

• Activo: los bienes y derechos, es decir, los recursos que la entidad controla y de los que espera obtener un beneficio (dinero en caja y banco, mercaderías, cuentas por cobrar a clientes, maquinarias, vehículos).
• Pasivo: las obligaciones con terceros, es decir, las deudas (lo que se debe a proveedores, préstamos bancarios, impuestos por pagar).
• Patrimonio (neto): lo que realmente pertenece a los dueños una vez descontadas las deudas. Es el aporte de capital más los resultados acumulados.

Cuidado con la palabra "patrimonio": en sentido amplio nombra todo el conjunto; en sentido contable estricto, la cuenta Patrimonio es solo la parte que queda para el dueño, esto es, Activo menos Pasivo.

La ecuación patrimonial fundamental es la columna vertebral de toda la contabilidad:

• Activo = Pasivo + Patrimonio. Todo lo que la entidad tiene (activo) está financiado por alguien: o por terceros (pasivo) o por los dueños (patrimonio).
• Despejando, también se lee: Patrimonio = Activo − Pasivo. Lo del dueño es lo que queda del activo después de pagar las deudas.

La clave es que esta igualdad siempre se mantiene en equilibrio. Cada hecho económico modifica al menos dos elementos, pero de forma que los dos lados de la ecuación sigan siendo iguales. Ese equilibrio permanente es lo que después garantiza la partida doble.

La partida doble es el principio que sostiene todo el registro contable: todo hecho económico afecta al menos a dos cuentas, de modo que lo que se anota en una parte se compensa con lo anotado en otra. Por eso la ecuación patrimonial nunca se descuadra.

• Cargar (o debitar) es anotar en el Debe, el lado izquierdo de la cuenta.
• Abonar (o acreditar) es anotar en el Haber, el lado derecho de la cuenta.
• En todo asiento, la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos. Esta es la regla de oro: "no hay deudor sin acreedor".

La cuenta se dibuja como una "T": el nombre arriba, el Debe a la izquierda y el Haber a la derecha. El saldo de una cuenta es la diferencia entre ambos lados: deudor si el Debe es mayor, acreedor si el Haber es mayor.

Para registrar bien hay que saber, para cada tipo de cuenta, si aumenta por el Debe o por el Haber. La regla se deduce de la ecuación patrimonial: lo que está a la izquierda de la ecuación (el activo) aumenta por el Debe; lo que está a la derecha (pasivo y patrimonio) aumenta por el Haber.

El plan de cuentas es el listado ordenado y codificado de todas las cuentas que utiliza una empresa, agrupadas por su naturaleza. Da uniformidad al registro: todos anotan la misma operación en la misma cuenta. Las cuentas se dividen en dos grandes familias.

• Cuentas de balance (permanentes o reales): activo, pasivo y patrimonio. Sus saldos pasan de un ejercicio al siguiente.
• Cuentas de resultado (nominales o transitorias): ingresos y gastos. Miden lo ganado y lo gastado en el período y se cierran al final del ejercicio.

Las cuentas de resultado registran lo que la empresa gana y lo que gasta durante el ejercicio. Son la base del estado de resultados y, al cierre, se traspasan a una cuenta de Pérdidas y Ganancias para determinar la utilidad o pérdida del período.

• Cuentas de ingreso o ganancia: representan aumentos del patrimonio por la actividad (Ventas, Intereses ganados, Arriendos percibidos). Aumentan por el Haber.
• Cuentas de gasto o pérdida: representan disminuciones del patrimonio por consumir recursos (Sueldos, Arriendo pagado, Consumos básicos, Costo de venta). Aumentan por el Debe.
• Resultado del ejercicio = Ingresos − Gastos. Si es positivo, hay utilidad; si es negativo, pérdida. Ese resultado engrosa o reduce el patrimonio.

Por eso los ingresos y los gastos se conectan con la ecuación patrimonial: al final del período, la utilidad se suma al patrimonio y la pérdida lo resta.

El ciclo contable es la secuencia ordenada por la que pasa cada operación hasta llegar a los informes. Sus etapas básicas son cuatro:

• 1. Documento fuente: el comprobante que origina y respalda el registro (factura, boleta, nota de crédito o débito, cheque, contrato). Sin documento no hay registro válido.
• 2. Libro diario: se registran los hechos económicos en orden cronológico mediante asientos, aplicando la partida doble (cuentas cargadas, cuentas abonadas y una glosa que explica la operación).
• 3. Libro mayor: se traspasan (mayorizan) los asientos del diario a cada cuenta individual, agrupando sus cargos y abonos y determinando el saldo de cada una.
• 4. Balance de comprobación de sumas y saldos: se listan todas las cuentas del mayor con sus sumas y saldos. Comprueba que el total del Debe iguale al total del Haber. Es el paso previo a los ajustes y a la confección de los estados financieros.

Responde de memoria y contrasta. Si dudas en alguna, vuelve a la tarjeta correspondiente antes de seguir con el Dominio 2.